Une fois que le plan d’action est lancé, il s’agit d’assurer un suivi des actions. Il s’agit également d’avoir une vision globale de l’avancement de l’ensemble des projets /actions et de savoir si les objectifs spécifiques sont atteints. Ce suivi sera réalisé en coordination avec les responsables de projet par, un membre du Conseil communal (exécutif) ou la syndique ou le syndic.

Lorsqu’une action est terminée, il est intéressant de faire le point afin de savoir si les résultats et objectifs spécifiques ont été atteints. C’est également un moment d’apprentissage pour savoir comment s’améliorer pour les autres projets.

Le suivi se fait sur la base de la fiche de projet et permet de connaître l’avancée du projet par rapport au planning et au budget. Les indicateurs définis permettent d’orienter le projet.

L’évaluation se fait par action et à la fin de la mise en œuvre du plan d’action sur l’ensemble du plan, en lien avec les objectifs stratégiques. Lors de l’évaluation, il est important de réunir plusieurs personnes ayant participé au projet.

Avantages:

• La commune assure la cohérence et la mise en œuvre efficace de ses projets
• La commune optimise ses projets et processus
• La commune s’améliore continuellement.

Risques :

• Le suivi n’est pas réalisé
• Les mêmes enjeux sont fréquemment rencontrés et rien n’est fait pour les résoudre
• Il y a une faible communication auprès de la population qui ne perçoit pas tout ce qui est mis en œuvre par la commune.

Etape 1 Le suivi se fait par le responsable de projet sur une base régulière et sur la base du contenu de la fiche de projet (voir fiche 5) permettant de suivre les activités, le planning et le budget grâce à un tableau de suivi. Il ne faut pas attendre la fin du projet pour faire le point sur les blocages/retards ou autres problèmes.

Etape 2 Le suivi régulier va permettre de rectifier certains éléments du projet/action si nécessaire. Il est important de se situer dans une démarche d’amélioration continue, afin de pouvoir développer le projet et atteindre une gestion qui soit la meilleure possible. C’est aussi une source d’apprentissage pour les prochaines réalisations. Qu’est ce qui a bien fonctionné ? Pourquoi ? Et moins bien fonctionné ? Pourquoi ? Qu’est-ce que nous ferions différemment ?

Etape 3 Il est important d’informer régulièrement le conseil communal sur l’avancement du plan d’action et de communiquer les succès intermédiaires et les activités réalisées de manière large. Ceci permet de favoriser la compréhension, l’adhésion et le soutien de la population, voire même de lui donner envie d’agir soi-même.

Etape 4 L’évaluation finale permet de réaliser un bilan du plan d’action et de planifier le suivant, d’apprendre et de s’améliorer, mais aussi de rendre visible le travail accompli.

Il faut fixer le suivi et les échanges sur une base régulière et planifiée à l’avance afin d’instaurer une culture d’amélioration continue.

Etat de Fribourg, Bureau de la durabilité, SG-DIME

dime-dd@fr.ch 
T 026 305 36 04

Exemple de tableau de bord : Commune de Neyruz, Agenda21 Annexe-objectifs et actions Agenda 2023 Neyruz-VP2-16.12.2022.xlsx

Amélioration continue : Plan Do Check Act (Méthode PDCA) : savoir utiliser la roue de Deming (manager-go.com)