Nach der Lancierung des Massnahmenplans muss ein Monitoring der Massnahmen eingerichtet werden. Dabei geht es darum, einen Überblick über den Fortschritt aller Projekte / Massnahmen zu haben und abzuklären, ob die spezifischen Ziele erreicht wurden. Das Monitoring wird von einem Mitglied des Gemeinderats (Exekutive) oder von der Gemeindepräsidentin bzw. vom Ammann in Absprache mit den Projektverantwortlichen durchgeführt.

Nach Abschluss eines Projekts ist es ratsam, Bilanz zu ziehen, um zu ermitteln, ob die Ergebnisse und spezifischen Ziele erreicht wurden. Dies ist auch eine Gelegenheit, Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Projekte zu bestimmen.

Die Überwachung erfolgt auf der Grundlage des Projektblatts und gibt Aufschluss über den Fortschritt des Projekts im Vergleich zum Zeitplan und zum Budget. Die festgelegten Indikatoren ermöglichen es, das Projekt gemäss den festgelegten Zielen auszurichten.

Die Beurteilung erfolgt für jede Aktion und am Ende der Umsetzung des Massnahmenplans über den gesamten Plan in Verbindung mit den strategischen Zielen. Es ist wichtig, dass bei der Beurteilung mehrere Personen, die am Projekt beteiligt waren, zusammenkommen.

Vorteile:

• Die Gemeinde sorgt für Kohärenz und eine effektive Umsetzung ihrer Projekte.
• Die Gemeinde optimiert ihre Projekte und Prozesse.
• Die Gemeinde verbessert sich kontinuierlich.

Risiken:

• Das Monitoring wird nicht durchgeführt.
• Die Herausforderungen sind oft dieselben und es wird nichts unternommen, um die Probleme zu lösen.
• Es gibt wenig Kommunikation mit der Bevölkerung, die deswegen nur zum Teil sieht, was von der Gemeinde umgesetzt wird.

Die Überwachung erfolgt durch den Projektverantwortlichen auf regelmässiger Basis und auf der Grundlage des Inhalts des Projektblattes (siehe Blatt 5), das es ermöglicht, die Aktivitäten, den Zeitplan und das Budget mit Hilfe einer Überwachungstabelle (siehe konkretes Beispiel, Gemeinde Neyruz) zu verfolgen. Es ist wichtig, nicht bis zum Ende des Projekts zu warten, um eine Bestandsaufnahme der Blockaden, Verzögerungen und sonstigen Probleme zu machen.

Ein regelmässiges Monitoring ermöglicht es, bestimmte Elemente des Projekts / der Massnahme gegebenenfalls zu korrigieren. Es ist wichtig, ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess einzurichten, um das Projekt weiterentwickeln und ein optimales Management sicherstellen zu können. Dies ist auch eine Quelle des Lernens für zukünftige Implementierungen. Was hat gut funktioniert? Warum? Was hat weniger gut funktioniert? Warum? Was würden wir anders machen?

Es ist wichtig, den Gemeinderat regelmässig über den Fortschritt des Massnahmenplans zu informieren und Zwischenerfolge und durchgeführte Aktivitäten breit zu kommunizieren. Dies fördert das Verständnis, die Zustimmung und die Unterstützung der Bevölkerung und kann sie dazu anregen, selbst aktiv zu werden.

Die abschliessende Evaluierung dient dazu, eine Bilanz des Massnahmenplans zu ziehen und den nächsten zu planen, zu lernen

Das Monitoring und der Austausch müssen auf einer regelmässigen und im Voraus festgelegten Basis erfolgen, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.

Staat Freiburg, Büro für Nachhaltigkeit, GS-RIMU

dime-dd@fr.ch 
T 026 305 36 04

Beispiel eines Dashboards: Gemeinde Neyruz, Agenda21 Annexe-objectifs et actions Agenda 2023 Neyruz-VP2-16.12.2022.xlsx

Kontinuierliche Verbesserung Plan Do Check Act (PDCA): Den Demingkreis zu nutzen wissen